Une lettre de voiture mal remplie ne protège ni le chauffeur, ni le transporteur, ni le client. Elle doit être établie avant le départ, rester dans le camion pendant tout le transport, et dire clairement ce qui a été chargé, où, quand et dans quel état. Voici comment la remplir correctement, en national comme en CMR.
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Lettre de voiture nationale : les 8 mentions obligatoires
Pour un transport public de marchandises effectué en France, l'arrêté du 9 novembre 1999 (article 4) fixe les mentions minimales du document de transport :
- La date d'établissement du document
- Le nom et l'adresse du transporteur, avec son numéro SIREN ou son numéro de TVA intracommunautaire
- La date de prise en charge de la marchandise
- La nature et la quantité de la marchandise : nombre, poids ou volume
- Le nom de l'expéditeur ou du donneur d'ordre
- L'adresse complète de chargement
- Le nom du destinataire
- L'adresse complète de déchargement
En cabotage, il faut ajouter l'immatriculation du véhicule moteur et la date de déchargement.
Aucun modèle n'est imposé : le document peut être un carnet, une feuille imprimée ou un document électronique, du moment que ces mentions y figurent. Au moins un exemplaire doit se trouver à bord et être présenté en cas de contrôle sur route. L'entreprise conserve ensuite le document deux ans pour les contrôles en entreprise.
Carnet CMR : que mettre dans chaque case ?
Pour un transport international, le modèle de CMR le plus répandu (modèle IRU) compte 24 cases numérotées et 4 exemplaires remplis à l'identique : rouge pour l'expéditeur, bleu pour le destinataire (il accompagne la marchandise), vert pour le transporteur et noir pour les formalités administratives.
- Case 1 : nom et adresse complets de l'expéditeur.
- Case 2 : nom et adresse complets du destinataire.
- Case 3 : lieu et date de prise en charge. Notez aussi vos heures d'arrivée et de départ du site.
- Case 4 : lieu prévu pour la livraison. Pensez à demander les horaires d'ouverture.
- Case 5 : instructions particulières de l'expéditeur (douane, interdiction de transbordement, assurance…).
- Case 6 : nom et adresse du transporteur.
- Case 7 : transporteurs successifs, s'il y en a. Chacun date et signe au moment où il prend la marchandise.
- Case 8 : les réserves du transporteur au chargement (nombre de colis, marques, état apparent). Elles doivent être validées par l'expéditeur.
- Case 9 : documents remis par l'expéditeur (liste de colisage, certificats…).
- Cases 10 à 15 : description de la marchandise : marques et numéros, nombre de colis, emballage, nature, poids brut, volume. Les mentions ADR s'ajoutent pour les marchandises dangereuses.
- Case 16 : conventions particulières (valeur déclarée, délai convenu, palettes, qui charge et qui arrime, etc.).
- Case 17 : frais du transport et partie qui les paie.
- Case 18 : autres informations utiles, par exemple l'immatriculation du véhicule.
- Case 19 : montant d'un éventuel remboursement à encaisser à la livraison.
- Case 20 : mention préimprimée du régime CMR, rien à écrire.
- Case 21 : lieu et date d'établissement.
- Case 22 : signature ou tampon de l'expéditeur.
- Case 23 : signature ou tampon du transporteur.
- Case 24 : réception par le destinataire : signature, tampon, lieu, date et heures d'arrivée et de départ.
Le bas du document, hors partie contractuelle, peut servir aux propres notes du transporteur (postes de douane, kilométrage…).
Les erreurs qui coûtent cher
- Partir sans document rempli. La lettre de voiture s'établit avant le départ, pas à la livraison.
- Une désignation vague. « Marchandises diverses » ne prouve rien. Indiquez le nombre de colis ou de palettes et le poids.
- Aucune réserve au chargement. Sans réserve, la marchandise est présumée remise en bon état. Une bonne réserve est précise : « palette 3, film déchiré, 2 cartons enfoncés », pas « sous réserve de déballage ».
- Oublier les heures. Les heures d'arrivée et de départ, au chargement comme à la livraison, sont votre preuve en cas d'attente ou de retard contesté.
- Un tampon illisible ou une signature absente. Vérifiez la case du destinataire avant de repartir.
- Le carnet terminé loin du dépôt. Gardez toujours un carnet d'avance dans le camion.
Pour aller plus loin sur les réserves et la répartition des exemplaires, voir notre guide complet de la lettre de voiture CMR, et pour choisir le bon document, la différence entre lettre de voiture nationale et CMR.
S'équiper
Nos carnets de lettres de voiture et CMR existent en 25 ou 50 exemplaires de 4 feuillets autocopiants, en petit ou grand format, à l'unité ou par lot de deux. Un tampon personnalisé fait aussi gagner du temps à chaque chargement.
Sources : arrêté du 9 novembre 1999 relatif aux documents de transport à bord des véhicules de transport routier de marchandises (version consolidée) ; guide de remplissage de la lettre de voiture CMR, modèle IRU. Cet article a une vocation informative. Pour un litige particulier, rapprochez-vous de votre assureur ou d'un conseil en droit des transports.